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jueves, 14 de abril de 2016

Cómo debes usar el smartphone si es tu herramienta de trabajo


Usar el 'smartphone' para resolver asuntos laborales te hace más productivo y eficaz, pero es esencial que diferencies los contenidos que debes compartir y los servicios más adecuados para tu trabajo.

No hay duda de que el teléfono móvil se ha convertido en una herramienta de trabajo fundamental. Tendencias como entornos laborales en los que el empleado tiene una gran movilidad, el trabajo colaborativo y la deslocalización han hecho que el smartphone se encuentre en el centro de todas las operaciones. Pero, ¿lo estamos usando de forma profesional? ¿Hasta qué punto se pueden compartir contenidos a través del móvil?

Quizá ahora ya no tenga tanto sentido crear hojas de cálculo a través del teléfono, pero sí cobran cada vez más relevancia los servicios cloud, la mensajería instántanea y vídeoconferencias que permiten trabajar al empleado desde cualquier lugar.

La mayoría de los profesionales usa su teléfono personal para realizar tareas de su trabajo
La clave es que tanto la empresa como el profesional sepan adecuar su uso a sus funciones y así sacarle el máximo partido. "Perfiles tecnológicos y comerciales son los que ahora están trabajando mucho con el móvil, es decir, sobre todo se convierte en una herramienta imprescindible en aquellos puestos que gozan de mayor autonomía y en los que se da un modelo de trabajo no presencial", señala Mariano Cañas, director de división de márketing y ventas de Experis.

"El uso de los smartphones a la hora de trabajar supuso una gran novedad. Hubo un boom en el que muchos profesionales lo empleaban para una gran cantidad de tareas, pero el móvil no es práctico para todo. Ahora hay un mayor equilibrio entre lo que se puede hacer y lo que no, y lo que ahorra costes y tiempo, tanto para la empresa como para el empleado", asegura Juan Quintanilla, director de desarrollo de negocio de Funciona, quien señala algunos de los usos más habituales y que convierten al smartphone en una herramienta profesional:

-Gestión de tareas: organizar actividades, convocar reuniones, confirmar la asistencia... son algunas de las funciones que ofrecen las soluciones más comunes para móviles. Facilitan las gestiones y permiten a los profesionales optimizar su tiempo.

-Seguimiento: se trata de informar del estado de un proyecto. Los profesionales que están trabajando en esa actividad reciben notificaciones sobre las últimas actualizaciones y pueden intercambiar opiniones de forma inmediata. El objetivo es mejorar la productividad y evitar fallos de coordinación cuando los empleados trabajan desde ubicaciones diferentes.

-Formación: otra de las apuestas está siendo la elaboración de cursos a través del móvil. De esta forma, las empresas otorgan flexibilidad a sus empleados para que estudien según su disponibilidad, a la vez que permite el uso de recursos variados: texto, vídeo y audio.

La mensajería instantánea y los servicios 'cloud' son los recursos que más se utilizan
-Personal: el uso del correo electrónico o gestionar las tareas a través del teléfono personal son las prácticas más extendidas a la hora de usar el smartphone como elemento de trabajo. Los profesionales y las empresas se encuentran ahora con el reto de establecer de forma clara el tipo de contenidos corporativos que se pueden compartir y, por supuesto, poner límites a la disponibilidad de 24 horas en la que se puede caer al usar el móvil propio para resolver temas de trabajo. De hecho, según el estudio La flexibilidad laboral: ¿amiga o enemiga?, elaborado por Vodafone, "el 71% de los empleados españoles utiliza su smartphone para trabajar fuera de la oficina y sólo el 20% usa uno proporcionado por la empresa [...] y apenas el 16% emplea un acceso remoto seguro".

Modelos de trabajo
Como se vaticinaba en el último foro económico mundial de Davos, la movilidad y la flexibilidad laboral van a ser determinantes en los próximos años. Para César Cid, director de segmento de Corporate de Empresas de Vodafone España, la implantación de estas fórmulas es el presente, pero "al final se trata más de un tema cultural en las empresas y las ganas por cambiar y buscar nuevos métodos más ágiles y productivos".

Aquellas compañías en las que la movilidad forma parte del negocio son las mejor preparadas para trabajar desde cualquier dispositivo, como pueden ser las start up con una fuerte base tecnológica, "pero también hay sectores más tradicionales, como la banca y la gestión de oficinas, que empiezan a adoptar estas herramientas para relacionarse con los clientes", añade Cid. Mientras que las empresas deben ofrecer los recursos adecuados a sus empleados, estos tendrán que dominar el lenguaje digital y saber trabajar en equipos localizados en diferentes partes del mundo, dos habilidades que se exigirán cada vez más a medida que se sigan implantando soluciones de movilidad.

La importancia de la seguridad
Para que el uso del 'smartphone' por parte de los empleados sea eficaz "se requieren tres elementos fundamentales: una muy buena red que permita trabajar con velocidad en cualquier lugar, equipos a precios competitivos y seguridad en los mismos", comenta César Cid, director de segmento de Corporate de Empresas de Vodafone España. Es en el tema de la seguridad en el que, según Josep Albors, director de laboratorio de ESET España, aún queda mucho trabajo de concienciación para que empresas y profesionales conozcan la importancia de proteger sus dispositivos. "Los sistemas operativos trabajan cada vez más para que los usuarios puedan emplear sus 'smartphones' para realizar tareas profesionales. Por ejemplo, continuamente se están creando nuevas capas de seguridad para anticiparse a ataques de virus o avisar de que se están descargando 'apps' peligrosas que pueden robar información del móvil", explica Albors. Para él, el primer paso sería usar un teléfono a nivel personal y otro para trabajar, "aunque eso depende de cada uno y si va a usar mucho el móvil para realizar tareas profesionales", añade. En función de esto el nivel de seguridad puede ir simplemente desde no descargar contenidos de origen desconocido (por ejemplo, enlaces que se envían a través del correo o documentos que se comparten a través de los servicios de mensajería instantánea), hasta instalar un antivirus, pasando por la implantación de un MDM (software para monitorear dispositivos móviles).

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